POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
PROPÓSITO
Establecer normas para la recolección, el almacenamiento, uso, circulación, análisis, transferencia de datos personales consignados en las bases de datos de Jikkosoft S.A.S como encargado y/o responsable de dicha información, en el marco de la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.
ALCANCE
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de Jikkosoft S.A.S, quien actúa en calidad de encargado y/o responsable del tratamiento de los datos personales.
DEFINICIONES
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
OBLIGACIONES
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para Jikkosoft S.A.S, empleados, contratistas y demás designados por este para el tratamiento de los datos personales los cuales se encuentren en sus bases de datos. Jikkosoft se compromete a adoptar las medidas establecidas en la política de tratamiento de datos de sus clientes de acuerdo a lo establecido en los contratos.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Jikkosoft SAS actuará como responsable del tratamiento de sus datos personales y hará uso de los mismos únicamente para las finalidades para las que se encuentra facultado, especialmente las señaladas en el título “Tratamiento y finalidad” de la presente política y sobre la base de la ley y la normatividad vigente.
• Jikkosoft S.A.S (sociedad por acciones simplificada) NIT 900765378-6
• Dirección Calle 5B2 #30-30, Oficina 101, Barrio/ San Fernando, Cali Valle del Cauca, República de Colombia.
• Página web www.jikkosoft.com
• Teléfono móvil (+57) 312 282 2189 en la ciudad de Cali Valle del Cauca.
POLITICAS TRATAMIENTO Y FINALIDAD:
Jikkosoft SAS tratará los datos acorde con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y a las políticas de calidad de sus clientes para los siguientes fines: recolección, almacenamiento, circulación, cruce de información, análisis estadísticos, envío de información a entes gubernamentales o judiciales previa petición expresa, envío o recibo de mensajes, documentos, correos o mensajes de texto para marketing, publicidad y/o atención al cliente, recopilación de documentos para el cumplimento de las responsabilidades a cargo de la empresa en materia de registros, análisis tributarios para el cumplimiento del objetivo social de Jikkosoft SAS, selección de personal según requerimientos internos, establecimiento de relaciones contractuales, trámites de afiliación al sistema de integral de seguridad social (entidades promotoras de salud, administradoras de riesgos laborales, cajas de pensiones y cesantías, cajas de compensación), desarrollo de relaciones comerciales con terceros, registro de clientes, empleados o proveedores para presentar información sobre desarrollos en contratos, negocios y relaciones.
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:
La recolección, uso y tratamiento de datos sensibles (aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación ej. origen racial, religión, adscripción ideológica, etc.) está prohibido, a excepción de los casos señalados por la ley. Toda imagen de personas naturales recopiladas en las bases de datos de Jikkosoft será tratada conforme al artículo 6 del Decreto 1377 de 2013 y los artículos 9 y 12 de la Ley 1581 de 2012. Para lo cual, se informará al titular de datos sobre su no obligación a autorizar su tratamiento e informar cuales datos sensibles serán objeto de tratamiento y cuál es su finalidad, para obtener su consentimiento expreso. Jikkosoft se compromete a no condicionar el suministro de datos personales sensibles por parte de los titulares.
DERECHOS DE LOS TITULARES:
Como titular de sus datos personales, los titulares tienen derecho a:
• Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento, previa verificación de la identidad del titular.
• Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización otorgada a Jikkosoft mediante la presentación de un reclamo. La revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos de la Entidad
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.
• No ser condicionados por parte de Jikkosoft para el tratamiento de sus datos sensibles.
• Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de los niños y adolescentes.
ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
El área de soporte técnico de Jikkosoft es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos sobre quejas, reclamos, consultas y denuncias sobre el tratamiento de sus datos personales. Por medio de nuestros canales de comunicación [email protected] o [email protected].
MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
El Titular puede acceder a nuestra Política de Tratamiento de información, la cual se encuentra publicada en nuestra web http://www.Jikkosoft.com.
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, Jikkosoft S.A.S presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos.
1. Todo titular deberá comunicarse a través de los correos electrónicos de soporte técnico para la radicación y atención de su solicitud, suministrando la siguiente información:
• Nombre completo y apellidos.
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
• Medios para recibir respuesta a su solicitud (correo electrónico o certificado).
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
• Firma (si aplica) y número de identificación.
2. La reclamación será respondida en el término máximo previsto por la ley para resolver de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
3. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Jikkosoft S.A.S informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4. En caso de requerir información adicional para resolver la reclamación, el titular de los datos tendrá un plazo de 5 días para subsanar cualquier falla. Si el titular no da respuesta en 2 meses luego de la fecha del requerimiento, se entenderá como desistido el reclamo.
5. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio (Delegatura para la Protección de Datos Personales).
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Jikkosoft SAS garantiza el uso de herramientas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para garantizar la seguridad a los datos personales y demás información sujeta a tratamiento, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
VIGENCIA
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 1 de enero de 2022. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.
La presente política será divulgada a través de la página web y estará sujeta a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia. De esta manera, Jikkosoft SAS se compromete a divulgar cualquier cambio en las disposiciones antes de implementar una nueva política y obtener una nueva autorización cuando el cambio se refiera al tratamiento de los datos.